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A propósito de… la escritura en un entorno profesional

a-propositoAunque llevamos escribiendo desde niños, escribir bien no es tarea sencilla.

Si escogemos cualquier día laborable al azar y vemos todos los textos que se escriben desde nuestra empresa encontraremos no solo correos electrónicos, sino ofertas, artículos para el blog, comunicados internos, entradas para Facebook, tweets, informes, etc.

¿Pero a qué público nos dirigimos en cada uno de los escritos anteriores?  ¿Debe ser el lenguaje escrito igual en cada caso? Es evidente que la escritura es la principal herramienta de comunicación que tienen las empresas. Cuando una organización escribe bien repercute positivamente en su imagen, transmite confianza y seguridad; cualidades imprescindibles para conseguir la fidelidad del cliente. Pero, además, a nivel interno, escribir bien también da beneficios: disminuyen los conflictos en la comunicación escrita y los mensajes son más claros y eficientes.

Desde Laboratori de Lletres  nos dan algunas de las claves a tener en cuenta para escribir bien en entornos profesionales.

  • Adaptar el contenido según el canal y el interlocutor. Cuando escribimos un tweet no podemos usar el mismo tono que cuando escribimos una oferta para un cliente. El tono y el lenguaje deben adaptarse y jugar un paper clave
  • Seleccionar y ordenar bien las ideas. Ser capaz de escribir de manera eficaz y clara cualquier mensaje: sin redundancias ni ambigüedades.
  • Encontrar el equilibio entre el estilo de la empresa y el personal. Las empresas deberían tener una guía de estilo para ayudar a los empleados a escribir según el tono que quieran transmitir; y a la vez, que permita a los trabajadores escribir sin perder su personalidad dentro de la empresa. En definitiva: conseguir un equilibrio donde las dos partes se encuentren cómodas.
  • Empatía. Aprender a incorporar la empatía en los escritos, hará que nos avancemos a posibles preguntas de nuestros interlocutores y con ello escribir un mensaje más eficiente. También ayudará a evitar los conflictos en la comunicación escrita.
  • El papel de la revisión para evitar problemas. Si se incorpora la revisión como una parte más de la escritura, nuestros textos mejorarán.
  • Saber cómo afrontar conflictos en la comunicación escrita. Cualquier empresa debe conocer y aplicar las mejores técnicas para resolver los conflictos en materia escrita.
  • Confianza en la escritura. Cuando las personas tienen confianza en su escritura, los textos ganan en espontaneidad, frescura y claridad.

Es importante también tener en cuenta sus consejos a la hora de escribir un correo electrónico.

keyboard-2923535_960_720Empieza con un asunto claro y conciso (un total de tres-cinco palabras es lo ideal), personaliza el mensaje tanto como sea posible. El nombre del receptor es imprescindible; y, cuando sea posible y si se conoce al destinatario, añadir alguna pregunta o comentario personal para que la comunicación sea más espontánea y natural. Sintetiza y evita la información superficial, el lector te lo agradecerá. Lo más importante siempre tiene que ir lo antes posible, así como intentemos escribir oraciones sencillas para evitar la ambigüedad y malas interpretaciones.

Y no olvides revisar, es mucho más que pasar por el corrector, también consiste en releer y comprobar si las ideas están bien expuestas, si falta información relevante, etc. Y sobretodo hazte las preguntas necesarias para conseguir lo que quieres con ese correo y no des por supuesto que el receptor va a interpretar lo que quieres decir.

Si nos fijamos en los correos que recibimos a lo largo del día también podemos aprender a ser lectores críticos para mejorar nuestra escritura.

Y recuerda que la mejor manera de escribir bien es escribiendo, ¡así que adelante!

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