¿Podemos considerar importantes todos los asuntos urgentes? ¿Es todo lo urgente importante? No, no es un trabalenguas. Es una forma de aprender a priorizar para no volvernos locos en un mundo que nos exige cada vez más velocidad.

Lo primero que debemos recordar -siempre lo hemos sabido- es que lo urgente nos exige una acción inmediata. De lo contrario tendremos que sufrir consecuencias por lo general graves. Lo importante tendrá impacto en nuestras vidas: en nuestras carreras, en nuestros trabajos, en nuestras familias. No siempre es urgente, no hay que resolverlo ya, pero hay que trazar una estrategia para no abandonarlo por el camino. Porque lo que sí han descubierto diversos científicos es que el ser humano elige lo urgente. Así, sin pensar más allá.

Daniel Kahneman, Premio Nobel y experto en Psicología del comportamiento, distingue dos sistemas de pensamiento: el primero es más rápido y de alguna forma automático; mientras que el segundo nos exige un pensamiento reflexivo y más tiempo para pensar. Los asuntos urgentes activan el primero de ellos y provocan en nosotros reacciones inmediatas: “Eres casi el espectador de cómo te vienen a la mente”, explica Kahneman. Para él, el 95% de nuestros pensamientos pertenecen a ese grupo. Lo verdaderamente importante -el otro 5%- activa el segundo sistema, en el que, según él, “siento que soy el autor de mis acciones”.

Para Kahneman, el problema reside en nuestra confusión: el ser humano tiende a priorizar lo urgente, apartando lo verdaderamente importante. El resultado nos genera ruido mental, confusión y grandes dosis de agotamiento.

El economista Richard Thaler, también Premio Nobel, añade un elemento más que es la premura, la prisa del presente. Si lo necesito hoy es urgente y puedo dejar de lado cosas importantes. El ejemplo es claro: tengo que contestar 8 correos y no puedo hacer ejercicio o hablar un rato con mis familiares más queridos.

Adiós pérdidas de tiempo

Matriz de Eisenhower Dwight D. Eisenhower no se anduvo por las ramas. Decía el 34º presidente de los Estados Unidos que “lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante”. Y ya está. A partir de aquí, surge su célebre matriz, que divide nuestros problemas y quehaceres en cuatro grupos:

1. Importante y Urgente: Tareas con plazos inmediatos y consecuencias graves. Hay que hacerlo, pero ya.
2. Importante/No Urgente: Asuntos a largo plazo que debemos planificar cuidadosamente.
3. No Importante/Urgente: Tareas que requieren nuestra atención pero no necesariamente tenemos que hacerlas nosotros. Se pueden delegar.
4. No Importante/No Urgente: En este grupo están las tareas absolutamente innecesarias y distracciones que nos roban gran parte de nuestra energía. Y todo esto hay que eliminarlo sin miramientos.

‘Regla 1-3-5’ No tiene un padre tan claro como la anterior aunque ha sido citada sobradamente por autores como el experto en emprendimiento Chris Guillebeau. Se trata de repartir nuestro tiempo de forma equilibrada e inteligente para no colapsar nuestros pensamientos. Debemos elegir cada día 9 tareas y sólo 9. La primera, la tarea número 1, será algo importante, algo clave en nuestro día a día. Asimismo planificaremos 3 tareas “medianas” pero también útiles, que nos permiten avanzar en nuestro trabajo y en nuestra vida; y por último 5 tareas más rápidas o “pequeñas”. Y ni una más.

En la vida real la tarea 1 sería, por ejemplo, preparar una propuesta estratégica y de valor para un cliente importante. Las 3 tareas medianas pueden ser buscar nuevos contactos para proyectos, preparar presentaciones o reunirnos con nuestros equipos para ver cómo vamos. En cuanto a las 5 tareas menores serían responder mails pendientes, agendar la semana que viene, revisar facturas y realizar llamadas telefónicas.

‘Not-to-do list’ o ‘Regla 5/25’ Si el señor Warren Buffet lo dice, le creeremos. El empresario e inversor multimillonario apuesta por escribir una lista de 25 metas u objetivos profesionales y rodear 5 con un círculo, las que más nos interesan. El resto se descarta. Es lo que él define como “lista de cosas que se deben evitar a toda costa» o “distracciones tentadoras que amenazan tus prioridades principales”. Buffet apuesta claramente por nuestro admirado “Teorema de Pareto”: el 20% de nuestro esfuerzo consigue el 80% de los resultados.