El pasado 2 y 3 de julio en Travel Advisors celebramos Oxigénate 2019, nuestro evento anual  dirigido a directores generales y cuadro de mandos de nuestras agencias asociadas. El objetivo es ampliar business skills en espacios no convencionales fuera de las oficinas. Este año, pusimos sobre la mesa la metodología de trabajo Agile.

Tradicionalmente, para llevar a cabo el desarrollo de proyectos siempre se ha aplicado la metodología conocida como waterfall. Como su propio nombre nos deja intuir, se basa en desarrollar los procesos de manera secuencial y unidireccional. Es decir, desde un primer momento se planifica todo el proyecto al detalle y no hay lugar para cambios. Este método ofrece una escasa comunicación entre los trabajadores y no tiene en cuenta los posibles imprevistos que pueda haber.

En un mundo en que todo está en constante transformación e innovación, tenemos que ser versátiles y adaptarnos a estos cambios que afectan nuestra manera de trabajar.

En el año 2001, expertos en desarrollo de software se reunieron en Utah (EE.UU) y pusieron en común las mejores prácticas de sus compañías. Como resultado surgió el Manifiesto Agile que con 12 principios, dio lugar a una nueva metodología que agiliza la gestión de los proyectos.

Lo que se propone es contemplar los contratiempos y los cambios. Evaluar continuamente para poder corregir, disminuir los errores y en consecuencia, mejorar la experiencia para el cliente.

Pero para ser capaces de llevarlo a cabo, se debe tener una buena organización. Es fácil decirlo, pero… realmente, ¿cómo se transforma esto en acciones? Veamos que nos propone esta metodología.

Dividir el trabajo.

El proyecto NO se debe dividir en días sino en tareas que lleven de pocas horas a pocos días. Si definimos plazos de entrega reducidos, focalizamos la atención en una tarea concreta y conseguimos que cualquier imprevisto afecte solo a una parte, pudiendo así rectificar a tiempo.  Estas tareas deben dividirse en tres estados: pendiente, en marcha o hecha.

A la vez, estas también deben repartirse en equipos multidisciplinares que trabajen codo con codo durante todo el proceso.

Buena comunicación. El proyecto acaba siendo tarea y logro de todos los implicados.

La metodología Agile apuesta por una comunicación absolutamente bidireccional, fluida y continua.

• Debemos mantener al día al cliente, haciéndolo partícipe de todos los pasos que vamos dando.
• Es imprescindible hacer partícipe del proyecto a todo el equipo. De nada sirve dividir las tareas si no se informa al resto de la organización. Para solucionar este posible conflicto es muy importante utilizar pizarras (físicas u online) donde se muestre el panorama de tareas a realizar. Algunos ejemplos de métodos pueden ser Asana, Jira, Trello, etc. En Travel Advisors, por ejemplo, somos fans de Trello.

Pero, ¿cómo conseguimos que el equipo esté al corriente de todo lo que se va avanzando? La metodología Agile propone dedicar 10/15 minutos al día para realizar daily stand-up meetings. Se trata de reuniones diarias donde se cuenta lo que se ha hecho y que se tiene que hacer, detectando así los impedimentos con los que nos encontramos. Así, todo el equipo se pone al día y se fomenta la consciencia de equipo, motivación e implicación.

Agile es mucho más que una metodología para el desarrollo de proyectos que precisan de rapidez y flexibilidad. Se trata de una filosofía que supone una forma distinta de trabajar y organizarse.

Implica entender la importancia del YO para hacer excelente el NOSOTROS.