A nadie le gusta perder el tiempo o sentirse improductivo, por lo que este texto va a ser un grandísimo aliado para ti.
Las reuniones de empresa son un buen ejercicio de integración y comunicación que normalmente nos ayudan en el desarrollo de ideas y planes de acción. Pero, ¿quién no ha tenido alguna vez la sensación de perder demasiado tiempo en ellas? Lograr que estas reuniones sean productivas es de vital importancia para las empresas.
Recientes estudios sobre las reuniones empresariales aseguran que un 45% de los empleados sienten que dichos encuentros les impiden avanzar en sus tareas; otros sienten que están dedicando el 70% de su jornada a reunirse y, otro dato aún más preocupante, más del 60% afirma hacer otras cosas mientras asiste a dichas reuniones. Está claro pues que todavía cometemos muchos errores.
Existen muchos tipos de reuniones de trabajo: diarias, anules, planificadas o improvisadas e informativas o resolutivas. Parece difícil dar con las recomendaciones comunes para que todas sean realmente efectivas, aunque no debería ser así.
Si quieres aumentar la productividad de tus futuras reuniones te dejamos con algunas reglas básicas a tener en cuenta:
- Todas las reuniones han de tener un objetivo a conseguir. Si no existe una decisión a tomar la reunión no tiene sentido y lo mejor es posponerla.
- Debe existir un orden del día con los puntos concretos para poder enfocar la reunión desde un principio y que los asistentes puedan traer preparados los temas a tratar.
Se recomienda que no sean extensas, fijando en la medida de lo posible una hora para realizarla. Por supuesto, siempre se ha de respetar la puntualidad.- Todos los asistentes han de poder aportar valor. Si alguien no tiene opinión, voz o voto, entonces, habría que plantearse que quizás no debería estar ahí presente.
- Es interesante tener clara la figura del moderador o del responsable que tratará los temas. En el caso de encontrarnos con una persona que carece de la capacidad para tomar una decisión nos encontraríamos nuevamente con una reunión innecesaria.
- No se recomiendan las reuniones al final del día. Los asistentes estarán ya cansados y se puede alargar la jornada laboral de manera innecesaria.
- Es recomendable que no haya más de 10 asistentes en ella.
- Y aunque pueda parecer evidente: nunca hagas otra cosa mientras estás reunido.
Por último, aunque no siempre es posible, es preferible tener micro-reuniones más a menudo que largas reuniones de tanto en cuando. Una reunión bien preparada debería durar entre 30 y 60 minutos. A partir de ahí el rendimiento de los asistentes va a menos, por lo que es preferible fragmentarla en varias sesiones.
Recuerda que reunirse está bien, siempre y cuando sea necesario y efectivo.
¿Crees que podrás ponerlo en práctica en tu próxima reunión?